Cara Mengelola Faktur, Piutang, dan Utang Usaha dalam Satu Sistem

Omzet yang terlihat besar belum tentu berarti kas tersedia. Sebagian penjualan mungkin belum dibayar pelanggan, sementara tagihan pemasok segera jatuh tempo. Karena itu faktur, piutang, utang, dan kas perlu dibaca sebagai satu rangkaian.

Dalam software akuntansi Orios, transaksi operasional mengalir ke jurnal dan laporan, sehingga angka tidak perlu disalin dari satu lembar ke lembar lain.

Alur faktur penjualan

Saat membuat faktur, pilih pelanggan, item barang atau jasa, jumlah, harga, pajak, dan ketentuan pembayaran. Data master seperti pelanggan, item, daftar harga, pajak, salesman, gudang, area, dan outlet disimpan untuk dipakai kembali.

Jika faktur belum dibayar, nilainya tercatat sebagai piutang. Ketika pelanggan membayar, penerimaan dicatat ke akun kas atau bank dan saldo piutang berkurang.

Hasil akhirnya dapat dilihat dari beberapa sudut:

• faktur menunjukkan apa yang ditagihkan;
• piutang menunjukkan jumlah yang masih harus diterima;
• kas dan bank menunjukkan uang yang sudah benar-benar masuk;
• jurnal dan buku besar menunjukkan pencatatan akuntansinya;
• laba rugi dan neraca merangkum dampaknya pada usaha.

Alur pembelian dan utang

Prinsip yang sama berlaku pada pemasok. Pembelian yang belum dibayar menjadi utang. Pembayaran kemudian mengurangi saldo kas atau bank sekaligus mengurangi utang.

Dengan data yang terhubung, pemilik usaha dapat membedakan biaya yang sudah diakui dari uang yang sudah dibayarkan. Perbedaan ini penting ketika menyusun rencana arus kas.

Kebiasaan yang membuat data tetap rapi

Gunakan data master yang sama

Hindari membuat pelanggan atau pemasok baru hanya karena perbedaan ejaan. Data ganda memecah riwayat transaksi dan menyulitkan pemeriksaan saldo.

Catat pembayaran pada faktur yang tepat

Jangan hanya mencatat uang masuk atau keluar tanpa menghubungkannya ke tagihan. Faktur dapat terlihat belum lunas meskipun uangnya sudah diterima.

Periksa secara berkala

Jadwalkan pemeriksaan faktur terbuka, transaksi kas dan bank, serta saldo pelanggan dan pemasok. Kesalahan yang ditemukan pada minggu berjalan lebih mudah ditelusuri daripada kesalahan beberapa bulan lalu.

Batasi hak akses

Atur role sesuai tugas. Staf penjualan mungkin perlu membuat faktur, sedangkan persetujuan atau akses laporan tertentu dibatasi. Log aktivitas membantu menelusuri perubahan data.

Hubungannya dengan stok

Untuk bisnis barang, transaksi penjualan dan pembelian juga berkaitan dengan persediaan. Gudang, transfer antar gudang, serta penyesuaian stok perlu dicatat konsisten agar jumlah barang dan nilai persediaannya tidak berbeda. Baca panduan mengelola stok multi gudang.

Laporan yang perlu dibaca bersama

Jangan menilai usaha dari satu laporan saja. Laba rugi menjelaskan kinerja selama periode tertentu, sedangkan neraca menunjukkan posisi aset, utang, dan modal pada satu tanggal. Pelajari cara membacanya di artikel laporan laba rugi dan neraca untuk pemilik usaha.

Dashboard Financial Health Orios juga merangkum indikator seperti posisi kas dan margin laba dengan status yang ambangnya dapat diatur. Fitur ini membantu melihat gejala, tetapi pemeriksaan transaksi dan laporan tetap diperlukan untuk menemukan penyebabnya.

---

Lihat rangkuman fitur software akuntansi Orios atau bandingkan paket Basic dan Pro sebelum mulai.